Die IT-Landschaft im Back-Office von Asset Managern und Handelshäusern ist komplex und geprägt von manuellen Eingriffen insbesondere an den Systemübergängen. Das betrifft insbesondere die Abwicklung kundenbezogener Geschäftsprozesse, angefangen vom Ordermatching über das Clearing und Settlement von Wertpapieren bis hin zur Fondsbuchhaltung und der Verwahrstellenfunktion. Das oftmals genutzte und in der Vergangenheit hoch gelobte „Robotic Process Automation“ (RPA) kann zwar standardisierte Vorgänge bewältigen, doch oft gelingt es nicht, diese effizient zu integrieren und angemessene Kostenersparnisse zu erzielen.
Mithilfe einer Root-Cause-Analyse kann das Process Mining manuelle Eingriffe innerhalb von Systemen und an den Systemübergängen transparent machen und schafft damit die Grundlage für standardisierte Datensätze, welche als Basis für eine Prozess-Automatisierung dienen können.
PROCESS MINING ZEIGT, WAS IN DEN ARBEITSABLÄUFEN WIRKLICH VOR SICH GEHT
Die Process Mining Technologie arbeitet mit digitalen Fußabdrücken und visualisiert Arbeitsabläufe. Solange ein eindeutiger Identifikator vergeben und rückverfolgbar ist (z.B. Ordernummer, Wertpapierkennung, Fondsnummer), kann Process Mining systemübergreifend die tatsächlichen Prozessabläufe in allen ihren Schleifen sichtbar machen und deren Häufigkeit in Echtzeit anzeigen. Dies vereinfacht den Abgleich von Soll-Ist Prozessen ganz erheblich und präzisiert die Steuerung operativer Maßnahmen. Darüber hinaus wird ein zentrales Monitoring nach vordefinierten KPIs im Tagesgeschäft ermöglicht.
Jedoch ist die Aufbereitung der erforderlichen Daten nicht trivial. Arbeitsabläufe erstrecken sich über verschiedene Abteilungen und betreffen in der IT mehr als nur einen Anwendungsverantwortlichen. Das Expertenwissen ist somit auf viele Personen verteilt, deren Kenntnisse über Teile der Prozessabläufe es zusammen zu bringen gilt. Technisch gesehen, erfordert Process Mining folgende Voraussetzungen:
- Das Vorhandensein eines eindeutigen Identifikators, d.h. einer wiederkehrenden Kennung in allen am Prozess beteiligten Systemen
- Die Benutzerkennung, unterschieden nach manuellem und technischen Nutzer
- Ein Zeitstempel, der mit jedem Lebenszyklus-Ereignis oder jeder technischen Aktivität verknüpft ist
Darüber hinaus ist ein fachliches Verständnis für jeden einzelnen, Schritt im Arbeitsablauf unabdingbar. Die Process Mining Software verlang nach einem Mapping von Aktivitäten auf die Datenfelder des Systems und hier muss man wissen, an welchen Punkten manuelle Eingriffe mit gegebenenfalls umfangreichen Freigabeprozessen im Hintergrund zu Aufwand in den Fachbereichen führt.
Nicht zuletzt müssen Datenschutzvorschriften bei der Auswertung von Benutzerkennungen beachtet und gegebenenfalls der Betriebsrat in die Planungen einbezogen werden.
TRANSPARENZ, MESSBARKEIT UND STANDARDISIERUNG SIND FÜR DIE BASIS FÜR EINE AUTOMATISIERUNG
Process Mining kann im Back Office Transparenz über die umfangreichen (manuellen) Arbeiten in den Teams schaffen, die täglich durchgeführt werden. Folgende Beispiele veranschaulichen dies:
− Orders in den Handelssystemen müssen aus verschiedenen Gründen oft manuell angepasst und bestätigt werden, bevor ein Settlement stattfinden kann. Transparenz darüber kann die Kommunikation mit dem Frontoffice erleichtern und effektiver gestalten, um unnötige Non-STP-Transaktionen zu vermeiden.
- Bei der Reconciliation gibt es typische Fehler, die regelmäßig auftreten und jedes Mal manuell korrigiert werden müssen, weil eine technische Lösung zu aufwendig ist.
- In der Fondsverwaltung ist es notwendig, Fondspreise zunächst in einem System zu berechnen und dann in ein anderes System zu übertragen.
- Die NAV-Freigabe für Investmentfonds erfolgt manuell inkl. der zugehörigen Kursberechnung in mehreren Systemen, der Kontenabgleiche und der Erklärung von Kennziffern und Buchungsvorgängen.
Optimierungspotenzial bleibt insbesondere dann ungenutzt, wenn Systeme oder die Schnittstellen zwischen ihnen aufgrund fehlender Nachvollziehbarkeit nicht in der Lage sind, Daten automatisch zu verarbeiten.
Transparenz über jede einzelne Abweichung vom vordefinierten STP-Pfad kann bei der Harmonisierung von Datensätzen helfen und bietet zudem eine Kalkulationsgrundlage für die Wirtschaftlichkeit möglicher Automatisierungsvorhaben.
EINE FRONT-TO-BACK-PROZESSANALYSE BIETET POTENZIAL FÜR VERBESSERUNGEN IN DER WERTSCHÖPFUNGSKETTE ÜBER DIE REINEN KOSTENEINSPARUNGEN HINAUS
Process Mining Software nutzt inzwischen oftmals AI-Technologie, um datengetriebene Erkenntnisse in Handlungsanweisungen an die Mitarbeiter umzuwandeln. Dadurch können Arbeitsabläufe im Einklang mit den Unternehmenszielen optimiert und dauerhaft vereinfacht und harmonisiert werden. Die daraus resultierenden Effektivitäts- und Effizienzsteigerungen steigern nicht nur die Motivation der Mitarbeiter, sondern bilden auch die Grundlage für den Einsatz zukunftssicherer Technologien:
- Niedrige Kosten und geringe Komplexität in den End-to-End-Prozessen schaffen die Basis für eine zukunftsfähige IT-Architektur.
- Der hohe Standardisierungsgrad ermöglicht eine einfache Abstimmung mit Software- und Dienstleistungsanbietern.
- Im Hinblick auf den Trend zum Outsourcing von IT-Dienstleistungen spielt die Möglichkeit, Komponenten flexibel zu entfernen und hinzuzufügen eine wichtige Rolle.
Die hochkomplexen IT-Architekturen in Handel, Wertpapierabwicklung und Fondsbuchhaltung führen zu einer Vielzahl von spezialisierten Arbeitsabläufen im Tagesgeschäft. Um diese Prozesse zu optimieren, müssen sie datengestützt untersucht werden.
Capco glaubt, dass ein vollständiges Verständnis von Prozessketten und -systemen, gekoppelt mit einer intelligenten Datenaufbereitung durch Process Mining, einen erheblichen Mehrwert für Banken und Vermögensverwalter generieren wird.
Kontaktieren Sie uns, um mehr über die Möglichkeiten des Process Mining zu erfahren.
KONTAKT
Andreas Pfeil, Partner
T +49 69 9760 9106
M +49 17 2165 3932
E Andreas.Pfeil@capco.com
